EL INTEGRADO, EN LA ONDA DE LA GESTIÓN DE CALIDAD

Las Institución Educativa Integrado Joaquín González Camargo de Sogamoso en su afán por mejorar la prestación del servicio educativo a estudiantes y brindar mayor confianza a padres de familia ha comenzado el proceso de implementación de un sistema de Gestión de calidad según los modelos establecidos por las Normas NTC GP 1000:2004 y la ISO 9001. Por tal razón se presenta a continuación los lineamientos básicos del sistema.

Ésta es la representación gráfica de la Institución. En la parte superior están ubicados los procesos de dirección (Color Amarillo).

En el centro, con colores violeta y gris se encuentran los procesos misionales o de realización, es decir, la enseñanza en los diferentes niveles.

Finalmente en la parte inferior se encuentran los procesos de soporte o apoyo, es decir todo lo que tiene que ver con secretarías, mantenimiento, servicios de aseo, orientación escolar, entre otros.

Todo lo anterior trabaja conjuntamente como lo indican las diferentes flechas: La verde gruesa es la cooperación entre niveles, la punteada es la línea de comunicación con los clientes y la violeta la retroalimentación del sistema.

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Comprometidos con la calidad de nuestra formación integral, los Consejos académico y el directivo, luego de un cuidadoso análisis recomendaron y avalaron la certificación en modelos de gestión de calidad, por lo cual desde comienzos del año 2008 se inició dicho proceso en ISO 9001 y NTC - GP - 1000 -2004, trabajo que está adelantado en un 80%.

Confiamos en que gracias al compromiso existente de parte de todos los funcionarios de nuestra Institución y de la comunidad educativa, podamos recibir la certificación para el mes de abril del año 2009 con lo cual todos nuestros procesos tendrían ya el sello de calidad.

                               PABLO ENRIQUE CASTILLO SPINEL
                                                      Rector

¿QUÉ DEBE CONOCER UN MIEMBRO DE NUESTRA COMUNIDAD EDUCATIVA?

La Institución Educativa Integrado Joaquín González Camargo de Sogamoso, en su afán por mejorar la prestación del servicio educativo a estudiantes y brindar mayor confianza a padres de familia ha comenzado el proceso de implementación de un sistema de Gestión de calidad según los modelos establecidos por las normas NTC GP 1000:2004 y la ISO 9001. Por tal razón se presentan a continuación los lineamientos básicos del sistema.

Lo que usted, como integrante de la comunidad educativa, debe conocer es:

1.       MISIÓN (Lo que hace la Institución Educativa)

Prestar el servicio de educación en los niveles de Preescolar, Básica, Media Académica y Media Técnica, mediante una formación integral.

2.       VISIÓN (Lo que pretende la Institución Educativa)

Para el año 2012 vemos a la Institución Educativa Integrado Joaquín González Camargo logrando una formación integral de nivel superior.

3.       POLÍTICA DE CALIDAD (Cómo se ejecuta la Misión y se logra la Visión)

En la búsqueda permanente de la satisfacción de las necesidades y expectativas de padres de familia y de los estudiantes de Preescolar, Básica Primaria, Básica Secundaria, Media Académica y Media Técnica, la Institución Educativa Integrado “Joaquín González Camargo”, atendiendo los parámetros y disposiciones legales para los procesos de competencias y aprendizaje, se compromete con la prestación de un servicio educativo especializado con el fin de formar hombres y mujeres íntegros, capaces de desempeñarse en diferentes áreas del conocimiento, consolidando valores éticos y morales, para interactuar dentro de un contexto regional y nacional. La calidad del servicio se garantiza con profesionales altamente calificados y comprometidos con el mejoramiento continuo, la eficacia, la eficiencia y la efectividad de todos sus procesos.

4.       OBJETIVOS DE CALIDAD (Metas a alcanzar para lograr la política de calidad)

·         Aumentar  la satisfacción de los estudiantes y padres de familia

·         Elevar el nivel e interés académico, investigativo, deportivo, cultural, espiritual, ético y comunicativo de los estudiantes

·         Mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos

·         Incrementar las competencias del talento humano

5.       MAPA DE PROCESOS (Cómo se reorganizó la Institución)Ver arriba.

Esta es la representación grafica de la Institución. En la parte superior están ubicados los procesos de dirección (color amarillo); en el centro con colores violeta y gris se encuentran los procesos misionales o de realización, es decir, la enseñanza en los diferentes niveles. Finalmente en la parte inferior se encuentran los procesos de soporte o apoyo, es decir todo lo que tiene que ver con secretarias, mantenimiento, servicios de aseo, orientación escolar, entre otros.

Todo lo anterior trabaja conjuntamente como lo indican las diferentes flechas: La verde gruesa es la cooperación entre niveles, la punteada es la línea de comunicación con los clientes y la violeta la retroalimentación del sistema.

6.      


PREGUNTAS FRECUENTES 

¿Cuántos procesos existen en la Institución?

Existen 15 procesos en la Institución, los cuales se distribuyen así:

·         Dos procesos de dirección que son:

Gestión Directiva y estratégica (GAD): Liderado por el Lic. Pablo Castillo; proceso encargado de brindar las pautas de dirección de la Institución a nivel  estratégico y operativo.

Gestión de calidad (GC): Liderado por el Ing. Hélver Pérez; proceso encargado de orientar a la Institución en los aspectos propios del sistema de gestión.

·         Cinco procesos misionales o de realización:

Planeación académica (PA): Liderado por el Lic. Hernando Moreno Lemus; proceso encargado de estructurar los contenidos a desarrollar en clase.

Gestión académica (GA): Liderado por la Lic. Elsa de Pérez; proceso encargado de desarrollar los contenidos estructurados en el proceso anterior.

Evaluación académica (EA): Liderado por la Esp. Martha Samacá; proceso encargado de la evaluación de los contenidos desarrollados.

Convivencia institucional (CI): Liderado por el Pbro. Orlando Corredor; encargado de los procesos disciplinarios y de sana convivencia dentro de la institución.

Integración y cooperación (IC): Liderado por el Esp. Gilberto Plazas; proceso encargado de los convenios institucionales que apoyan la academia.

·         Ocho procesos de soporte o apoyo:

Gestión de admisiones matrículas y archivo (AMA): Liderado por Fanny Edith Pérez; proceso encargado de las matrículas a estudiantes y del manejo del archivo de la Institución.

Bienestar a la comunidad (BC): Liderado por el Pbro. José Trinidad Agudelo; proceso encargado de brindar a la comunidad educativa herramientas de mejora como: orientación escolar, convivencias,  escuelas de padres, entre otros.

Gestión del talento humano (TH): Liderado por el Lic. Pablo Castillo; proceso encargado del personal vinculado con la Institución, estímulos, capacitaciones, entre otros

Gestión de servicios complementarios (SC): Liderado por Emma Inés Cristancho; proceso encargado de aquellos servicios complementarios a la academia como laboratorios, bibliotecas, salas audiovisuales, entre otros.

Gestión financiera (GF): Liderado por Vilma Nancy Becerra; proceso encargado del manejo financiero y contable de la Institución.

Gestión de adquisiciones (GAD): Liderado por Gladys González; proceso encargado de abastecer a la Institución con los elementos requeridos por la misma para su correcto funcionamiento.

Gestión de Mantenimiento, infraestructura y equipos (GM): Liderado por Gladys González; proceso encargado de mantener a la Institución en condiciones optimas de funcionamiento.

Gestión de servicios auxiliares (SA): Liderado por Vilma Nancy Becerra; proceso encargado de mantener la seguridad y el orden a las instalaciones de la Institución.

¿En qué proceso estoy?

Debemos decir que en un sistema de gestión de calidad, toda la comunidad educativa participa de los diferentes procesos existentes, sin embargo, cada integrante de la Institución participa más de algunos procesos que de otros, es por esto que a continuación los ubicamos así:

Gobierno escolar: Los integrantes del gobierno escolar están involucrados en el proceso de gestión directiva y estratégica, así como en la gestión financiera  principalmente.

Rector: Si bien es quien lidera todas las actividades, se ubica principalmente en los procesos de gestión directiva y estratégica, gestión financiera, gestión de adquisiciones, gestión del talento humano, integración y cooperación, gestión de mantenimiento y en planeación académica.

Coordinadores: Ubicados en los procesos de planeación y evaluación académica, convivencia institucional, gestión directiva y estratégica  y gestión del talento humano principalmente.

Docentes: Ubicados principalmente en los procesos misionales, es decir, planeación, gestión y evaluación académica, así como en convivencia institucional; participan también en el proceso de bienestar a la comunidad.

Orientadores escolares y sacerdotes: Ubicados en los procesos de convivencia institucional, bienestar a la comunidad, evaluación académica y  gestión del talento humano principalmente.

Auxiliares administrativos (secretaría): Ubicados en los procesos de gestión de admisiones matrículas y archivo, planeación, gestión y evaluación académica así como gestión directiva y estratégica.

Auxiliares administrativos (Pagaduría y almacén): Ubicados en los procesos de gestión financiera, gestión de adquisiciones, servicios auxiliares, gestión de mantenimiento, infraestructura y equipo.

Auxiliares administrativos (Biblioteca): Ubicados en los procesos de gestión de servicios complementarios principalmente.

Auxiliares administrativos (Servicios generales y celaduría): Ubicados en los procesos de gestión de servicios auxiliares, gestión de mantenimiento, infraestructura y equipo principalmente.

¿Cómo es el manejo de la documentación?

Un sistema de gestión se basa en evidencias, por tal razón la documentación es requisito fundamental para el proceso de comprobación de hallazgos y mejora del sistema, sin embargo, esto no implica mayor volumen de documentos o papelería, simplemente se deben manejar los documentos que la organización requiere para su correcto funcionamiento y dichas evidencias deben estar controladas. 

Entonces, ¿cómo se controla la documentación?

Es muy sencillo. La nueva documentación que se maneja dentro de la Institución debe ser diligenciada de la siguiente manera: El encabezado de todo documento o registro se controla de la siguiente forma:

1.       Escudo: El escudo de la Institución en la parte izquierda del encabezado

2.       Nombre de la Institución: Nombre de la Institución, resolución de aprobación de aprobación de estudios, código del DANE, Nit.

3.       Nombre del documento: Nombre del tipo de documento que se elaboró, por ejemplo (Observador del estudiante, Orden de pedido, Listado de estudiantes con documento, etc.)

4.       Codificación: Las dos primeras letras (XX) indican el tipo de documento: Procedimiento (PR), flujograma (FJ), formato (FT), guía (GU), instructivo (IN), circular (CR), cartelera institucional (CI), encueta de satisfacción (ES).  Las letras siguientes (YYY) indican el proceso de donde proviene el documento, puede ser planeación académica (PA) o gestión de adquisiciones (GAD) entre otros.  El número siguiente es el consecutivo de este documento.

5.       Fecha de elaboración y versión: Ésta es la fecha en la cual comenzó el control del documento y su versión, comenzando por día/mes/año y la versión actualizada.

6.       Paginación: número de páginas que tiene el documento.

Al final de cada documento aparecerá el pie de página y la frase COPIA CONTROLADA lo cual aumenta la confianza del usuario.

Carrera 10  Nº 21-52, Barrio Los Alisos, Telefax (+8) 7702118

Sede Uriel Armando Bravo Ruge

integrado-educacion@sogamoso-boyaca.gov.co

Sogamoso – Boyacá – Colombia           

COPIA CONTROLADA

¿Quién esta a cargo del sistema de gestión de calidad?

La respuesta correcta es todo el personal de de la Institución Educativa. Sin embargo existe un grupo de líderes de procesos los cuales orientan a su equipo de trabajo, este grupo esta encabezado por el representante de la dirección y el coordinador de calidad.

¿Cómo colaboro con el sistema de gestión?

Es muy sencillo, en primer lugar hay que apropiarse de los conceptos de misión, visión, política y objetivos de calidad, luego, reconocer y entender  el mapa de procesos y finalmente hacer uso correcto de la documentación del sistema al desempeñarse en su cargo.

¿Cuánto dura el sistema de gestión de calidad? 

Un sistema de gestión es dinámico, por tal razón la Institución siempre contará con dicha herramienta de trabajo, pero la primera etapa termina con la obtención del certificado de calidad, el cual es otorgado por un ente certificador como el ICONTEC, luego comienza la retroalimentación y mejora del sistema.

¿Como se evalúa el sistema?

La evaluación del sistema se desarrolla en dos etapas, la primera  se denomina proceso de Auditorías internas, en el cual un grupo vinculado con la Institución verifica los diferentes procesos. Esta autoevaluación se llevará a cabo en la primera y segunda semanas de marzo del presente año. Luego de realizar los ajustes pertinentes sugeridos por la auditoria interna, se procede a la segunda etapa llamada auditoría de certificación en la cual un organismo externo como el ICONTEC revisa y avala el sistema otorgando el sello de calidad respectivo.

¿Qué papel desempeñan los estudiantes y padres de familia?

Los estudiantes y padres de familia son la razón de ser la Institución. Es por ellos, por aumentar la satisfacción de sus expectativas, que se ha iniciado este proceso y su papel dentro del sistema es validar la eficacia, eficiencia y efectividad de éste. Sin embargo es deber de ellos apropiarse de la cultura de calidad, conocer los conceptos de misión, visión, política y objetivos de calidad, manejar el mapa de procesos y  entender que existen lineamientos establecidos para prestar un servicio educativo eficiente, enmarcado en que “el cliente tiene la razón, pero la Institución pone la condición”.